'N Faks wat dringend gemerk is - gee dit vinniger aan die baas, die e-posse wat die boks gevul het, moet uitmekaargehaal word, 'n stapel briewe en 'n paar pakkies wat deur die posbode gebring word, moet dringend oor die departemente "versprei" word, en die werknemer het 'n vakansie-aansoek geskryf. Hier het u advertensies en belangrike rekeningkundige dokumente. Die werk van 'n sekretaresse is moeilik! Dit is die moeite werd om een "stuk papier" te verloor, aangesien dit blyk dat die lot van die organisasie en u loopbaan daarvan afhang. Om altyd hierdie of daardie dokument te kan vind, moet u die korrespondensie korrek kan registreer.
Nodig
- Inkomende korrespondensie-register,
- uitgaande e-pos log,
- notaboeke met 'n volume van 96 velle,
- organisasievorms,
- dopgehou.
Instruksies
Stap 1
U moet ook alle inkomende en uitgaande korrespondensie registreer op die dag van ontvangs of versending. Korrespondensie van alle soorte is onderhewig aan registrasie: posstukke, e-posse, faksse, persoonlik aan die hand van die boodskap afgelewer. Belangrike e-posse (inkomende en uitgaande) moet op dieselfde manier gedruk en aangeteken word as ander soorte korrespondensie. Daarbenewens is dit nodig om interne korrespondensie te registreer: memorandums, diensnotas, verklarende aantekeninge, verklarings, klagtes.
Stap 2
Spesiale registrasielêers moet bygehou word om korrespondensie te registreer. Afhangend van die korrespondensievolume van 'n spesifieke tipe, kan u algemene tydskrifte vir inkomende en uitgaande korrespondensie opstel, of dit ook per tipe opdeel. Maak byvoorbeeld 'n joernaal om inkomende en uitgaande e-pos aan te teken. Ongeag die hoeveelheid korrespondensie, is dit handig om 'n aparte joernaal op te stel vir die registrasie van inkomende en uitgaande fakse.
Stap 3
As u nie 'n spesiale joernaal vir registrasie van korrespondensie het nie, wat in die drukkery gedruk is, neem dan 'n gewone notaboek en versprei dit. Dui in die logboek van inkomende briewe die nommer van die boodskap, die datum van ontvangs en die tipe korrespondensie aan, as u 'n algemene logboek het vir alle soorte boodskappe, van elektronies tot faks. Beskryf kortliks die inhoud van die brief in 'n aparte kolom. Skryf in die volgende kolom die resolusie van die kop en die naam van die persoon aan wie die brief oorhandig is vir uitvoering. In die praktyk, as die kwessie deur 'n spesifieke persoon beheer word, bereik baie briewe nie die bestuurder nie, maar word dit onmiddellik aan die uitvoerder gestuur, dus moet u hierdie kolom nie groot maak nie. Dit is raadsaam om 'n plek vir 'n handtekening onder die naam van die kunstenaar of daarnaas te verlaat, wat aandui dat hy die dokument ontvang het. As die hoof die sekretaris opdrag gegee het om die "uitvoering" van die dokument te beheer, word daar in 'n aparte kolom 'n aantekening oor beheer in rooi ink geplaas (die letter "K" of die woord "beheer"). Na voltooiing van die uitvoering van die bestelling wat verband hou met hierdie dokument, plaas 'n merkie op die uitvoering, asook die oordrag van die brief "na die saak" (dui die saaknommer en die datum van die vorming daarvan aan).
Stap 4
Die korrespondensie-register is ook nodig vir alle uitgaande boodskappe. In die logboek van uitgaande briewe is daar minder kolomme as in die logboek van inkomende korrespondensie. In die register van inkomende briewe, maak in die register van uitgaande briewe 'n kolom met die serienommer van die brief, 'n kolom met die datum, slegs vir die versending, met die tipe korrespondensie wat gestuur word (indien nodig), met 'n opsomming van die boodskap, die van van die oprigter van die dokument (brief), sowel as die kolom met die saaknommer, waar 'n afskrif van die boodskap ingedien is.
Stap 5
Op 'n spesiale manier moet u die korrespondensie wat u per pos stuur, registreer. Registrasie van briewe per pos word op die briefhoof van die organisasie gedoen. Dit is beter om nie meer as 7-10 briewe tegelyk te stuur nie. Met die hand of op 'n rekenaar, op die vorm, skryf die datum van versending hieronder, vir elke brief wat per pos gestuur word, dui die reeksnommer van die rekord, die naam van die organisasie, die ligging (u kan slegs die stad streek). Laat ruimte aan die regterkant. Hier, na ontvangs van 'n e-poscheck, moet u die posnommers daaruit invoer (gewoonlik 6-8 syfers). Skryf onder die naam van die organisasie vir elke besending die nommers en datums van die dokumente wat u moet stuur, of ander besonderhede waarmee u dit kan identifiseer. By die poskantoor word hierdie lys deur die posseël gesertifiseer. U kan dit in 'n aparte vouer of in die vouer waar die uitgaande boodskappe gestoor word, indien.
Stap 6
'N Afsonderlike joernaal is nodig om elke tipe interne korrespondensie op te neem. Dui in elke joernaal die nommer van die dokument aan, die datum, die van van die oprigter, 'n opsomming, die resolusie van die hoof, die van van die eksekuteur, die kontrolepunt, asook die nommer van die saak.
