Verlore dokumente wat in die argief gestoor word, kan vernietig word, wat in verskeie fases uitgevoer word. Eerstens word die dokumente gekies, 'n kommissie geskep, 'n handeling opgestel en direkte vernietiging op shredders plaasgevind.
Nodig
- - daad van vernietiging;
- - daad van vernietiging;
- - versnipperaar (papierversnippermasjien).
Instruksies
Stap 1
Alle argiefdokumente word jaarliks hersien om te kies vir vernietiging. Dit maak dit moontlik om tydig ruimte vry te maak vir nuwe dokumente wat van ondernemings ontvang word vir argiefopberging.
Stap 2
Kies dokumente vir vernietiging. Die grootste deel van argiefdokumente word al 75 jaar bewaar. Die keuse van dokumente word deur die personeel van die argief uitgevoer.
Stap 3
Nadat u die keuse van dokumente gemaak het, stel u 'n vernietigingshandeling op. 'N Handeling is 'n volledige inventaris van dokumente wat vernietig moet word. U moet die serienommer van elke dokument, 'n beskrywing, aandui. Dui die nommer van die artikel of reguleringsdokument aan die hand van die afskrywing voor elke dokument aan. Laat u lei deur die lys van tipiese dokumente.
Stap 4
Onthou dat die lys moontlik nie die naam bevat van al die dokumente wat afgeskryf moet word nie, dus moet die argivaris onafhanklik besluit tot watter artikel of standaardbepaling 'n spesifieke dokument behoort.
Stap 5
Die handeling van vernietiging moet opgestel word in ooreenstemming met Aanhangsel 4 "Oor die basiese reëls vir die werking van argiewe" vir 2002. Die voltooide dokument moet onderteken word deur alle lede van die aangestelde kommissie en 'n gemagtigde verteenwoordiger van die argiefadministrasie.
Stap 6
Heg nog 'n handeling aan die uitgevoerde handeling aan waarin die totale aantal dokumente wat vernietig moet word, sowel as die totale gewig daarvan aangedui word. Moenie vergeet dat die eerste bedryf sonder die tweede as ongeldig beskou word nie. En as so 'n oortreding tydens die tjek gevind word, kan 'n administratiewe boete opgelê word aan die verantwoordelike verteenwoordiger van u argief.
Stap 7
U kan die direkte vernietiging toevertrou aan 'n gespesialiseerde organisasie wat massadienste van hierdie soort lewer en industriële shredders het, of u kan die vernietiging self uitvoer as u organisasie 'n eie shredder het.
