Die inventaris van dokumente is 'n naslaanboek wat die samestelling en inhoud van dokumente openbaar, dit sistematiseer en in ag neem binne die hele stel dokumente. Die opstel van voorraad is 'n belangrike stadium in die verwerking en ordening van dokumente, waarvan die doel nie net die veiligheid van dokumente is nie, maar ook die duidelike uitvoering daarvan.
Instruksies
Stap 1
Voer die registrasie van die lys dokumente uit op die briefhoof van die organisasie (indien enige). Dit is nie nodig nie, maar wel 'n wenslike vereiste vir sulke dokumente. In elk geval moet die naam van die organisasie aangedui word.
Stap 2
Skryf die titel neer, wat inligting moet bevat wat die eienaarskap van die dokumente in die inventaris bepaal. Byvoorbeeld, "Inventaris van dokumente in die strafsaak", "Inventaris van dokumente beskikbaar in die attestasiedossier", "Inventaris van dokumente vir 'n visum na Denemarke", ens. As die organisasie gereeld voorraad saamstel, skryf die reeksnommer van die inventaris neer.
Stap 3
Maak 'n tabel wat bestaan uit die volgende afdelings: "Aantal p / p", "Dokumentnaam", "Aantal velle in die dokument". Vul asseblief al die gelyste velde in. Voeg op soekkolomme by die tabel soos nodig. Byvoorbeeld, bladsye _ tot en met _, bladsynommers, waarde, noot, ensovoorts.
Stap 4
Skryf onder die tabel hoeveel velle, dokumente of afskrifte u in die inventaris opneem. Skryf in getalle en woorde: 3 (drie), 25 (vyf en twintig).
Stap 5
Voltooi die samestelling van die inventaris met die handtekeninge van die hoofde van die organisasie, op die een of ander manier wat verantwoordelik is vir die uitvoering van hierdie inventaris (inspekteur van die personeelafdeling, produksiehoof, ens.). Skryf die volledige naam van die pos van die bestuurder en 'n transkripsie van sy van, voornaam en patroniem neer. Indien nodig, sluit u volle naam in die dokument in. en die handtekening van die persoon wat die dokumente oorhandig en aanvaar het.
Stap 6
Dui ook die datum van die dokument aan. Dit kan aan die einde en aan die begin van die inventaris gevind word, sowel links as regs van die dokument. Die organisasie se seël word nie op die inventaris geplaas nie.
Stap 7
Die lys dokumente word in twee eksemplare opgestel: die een bly in die organisasie, die ander word op die plek van versoek aangebied.
