'N Verwerpingsbrief is 'n baie spesifieke deel van besigheidskorrespondensie. Dit moet 'n negatiewe reaksie op die kliënt se versoek of die voorstel van 'n vennoot bevat. Terselfdertyd is dit belangrik om goeie betrekkinge met die ontvanger van die brief te handhaaf. Om u standpunt onomwonde uit te spreek, maar nie die geadresseerde aanstoot te gee en 'n gunstige indruk van u te laat nie, moet u die basiese reëls volg om 'n weiering te skryf.
Nodig
- - die amptelike briefhoof van die organisasie;
- - rekenaar;
- - Drukker.
Instruksies
Stap 1
Stel u brief op. Moenie hierdie stadium van die voorbereiding van dokumente verwaarloos nie. Dit sal u in staat stel om u gedagtes in orde te stel en die korrekste frases te kies.
Stap 2
Begin die teks met die tradisionele adres aan die ontvanger: "Beste Ivan Ivanovich!" of "Geagte meneer Ivanov!" Moenie ander bewoordings gebruik nie, want die skriftelike weiering is amptelik.
Stap 3
Dui die geadresseerde in die linkerbovenhoek aan: die naam van die onderneming, posisie, van, voorletters van 'n werknemer of die van en voorletters van 'n privaat persoon. Inligting oor u onderneming word op die amptelike briefhoof in die regter boonste hoek aangebied.
Stap 4
Skryf die hoofdeel van die dokument neer. Herhaal eers die versoek of voorstel wat ontvang is. U hoef natuurlik nie die teks van die inkomende dokument te herskryf nie. Dit is genoeg om die essensie daarvan in 'n paar woorde op te som deur gebruik te maak van tradisionele spreekbeurte: "In ooreenstemming met u versoek om 'n afskrif van die bestelling …" of "In antwoord op u versoek om die termyn van kortlopende lenings te verleng, ons lig in … ".
Stap 5
Lys vervolgens die redes vir die weiering. Die verklaring vir 'n negatiewe antwoord moet kort, logies, stewig wees, maar nie streng wees nie. Moenie die situasie verdraai nie, moenie feite en onwaarskynlike argumente voorlê nie. Rugsteun u woorde waar moontlik met verwysings na wette en regulasies. Maar moenie tot die uiterstes gaan nie. As u die brief oorlaai met lang verduidelikings en spreekwoordelike verskonings, loop u die gevaar dat u die geadresseerde verder kwaad maak.
Stap 6
Begin die laaste gedeelte van die brief met die standaard bewoording wat u toelaat om beleefd te bly, maar vasbeslote in u besluit: "Met inagneming van die feite hierbo, moet ons helaas weier om met u onderneming saam te werk" of "Ons betreur dit u dat dit onmoontlik is om die kredietlyn verder uit te brei. "…
Stap 7
Probeer om die verwerping te versag. Stel die geadresseerde in kennis oor ander opsies vir samewerking, oor nuwe dienste van u onderneming wat hy op voorkeurvoorwaardes kan gebruik, oor die moontlikheid om sy versoek na 'n bepaalde tyd weer te oorweeg, ens. Alle inligting moet absoluut korrek en op datum wees.
Stap 8
Lees die konsepbrief weer. Stel foute reg, maak die nodige toevoegings en regstellings. Druk die weiering op die amptelike briefhoof van die organisasie, teken dit met die bestuurder en stuur dit aan die geadresseerde.
