Die aktiwiteit van enige organisasie behels die werk met dokumente. Sommige van hulle verloor mettertyd hul relevansie en word nie in die werk gebruik nie. Om van onnodige papiere ontslae te raak, word dit gewoonlik vernietig. Vernietiging van dokumente moet volgens streng reëls in die kantoorwerk uitgevoer word.
Nodig
- - daad van vernietiging;
- - tegniese middele vir die vernietiging van dokumente.
Instruksies
Stap 1
Kyk na die prosedure vir die vernietiging van dokumente. Dit is van toepassing op papiere sowel as in elektroniese vorms. Gewoonlik word dokumente wat hul praktiese waarde verloor het en 'n verlengde bewaarperiode het, vernietig. Dit is veral van toepassing op personeel- en rekeningkundige dokumente.
Stap 2
Doen 'n ondersoek na die waarde van dokumente. Die resultaat daarvan moet 'n wet wees op die toekenning en voorbereiding vir die vernietiging van die vraestelle wat nie meer bewaar word nie. Die bewaringstydperk vir dokumente word bepaal deur die huidige benaming van die lêers van u organisasie. In sommige gevalle word die bepalings gespesifiseer volgens federale wette, regeringsbesluite, departementele of standaardlyste dokumente.
Stap 3
Stel 'n wet op vir die vernietiging van dokumente, en plaas die naam van die struktuureenheid voor elke groep opskrifte. Skryf soortgelyke sake onder een algemene opskrif in, en dui die totale aantal sake aan. Die wet moet onderteken word deur 'n werknemer van die organisasie wat aan die ondersoek na die waarde van die dokumente deelgeneem het. Daarna word die handeling deur die hoof goedgekeur.
Stap 4
Kies gevalle vir vernietiging met behulp van 'n bladsyaansig. Sodoende kan u nie die nodige dokument wat per ongeluk in die lêer opgeneem is, misloop nie. As daar al lank materiaal op die stoorplek is, kan dit selektief geblaai word om die relevansie van die dokumente te bepaal.
Stap 5
Kies die metode om die dokumente wat in die wet vervat is, te vernietig. Dit kan verbrand word of hiervoor as 'n papiervernietiger gebruik word. Soms word die materiaal wat vernietig moet word, oorgedra vir wegdoening aan 'n gespesialiseerde onderneming, met die opstel van die prosedure met 'n aanvaardingsertifikaat en 'n ooreenstemmende faktuur. Laasgenoemde metode word meestal gebruik as die hoeveelheid dokumentasie beduidend is. Om vertroulikheid te verseker, word die oordrag van sake en die vernietiging daarvan gewoonlik onder toesig van 'n werknemer van die organisasie gedoen.
