Wanneer 'n organisasie dokumentasie ophoop wat kort- of langtermynopberging benodig, is dit nodig om dit te organiseer en vouers met sagte of harde omslag te kram. Elke spesifieke saak het moontlik sy eie vereistes vir die ontwerp van die argief en die volgorde van die werk, aangesien daar geen streng wetgewende standaarde op hierdie gebied is nie. Dit definieer egter die basiese beginsels waaraan ervare klerke gewoonlik hou.
Nodig
- - swart loodpotlood;
- - klerikaal (of UPD-toestel);
- - klamp;
- - stiknaald;
- - koord of nylon draad;
- - skêr;
- - 'n vel wit papier;
- - skryfbehoefte gom;
- - omslag.
Instruksies
Stap 1
Nadat u die waarde van die dokumentasie ondersoek het, moet u dit nommer deur 'n reeksnommer (in chronologiese volgorde) in die regter boonste hoek van elke vel met 'n swart loodpotlood te plaas. Begin met die eerste ommekeer; die titellys van die dokumente en die laaste bladsy hoef nie genommer te word nie. Maak seker dat die getalle nie in die teks is nie.
Stap 2
Maak twee pare gate met 'n spesiale klerikale ring in die middel van die linkerkant van elke dokument. Om dit te verhoed dat die stapel papier uitmekaar val, moet u dit in 'n klem vasmaak. In die reël plaas klerke gate in 'n vertikale lyn en laat dit minstens 3 cm tussen elke gat. As die vel 'n smal rand het, kan jy 'n wit strook aan die rand plak.
Stap 3
Gebruik 'n spesiale masjien vir flikkerende dokumentasie (UPD). Dit sal u werk aansienlik verminder, want met hierdie toestel kan u 'n stapel dokumente van 10 cm dik per keer deurboor. Lees die instruksies aandagtig deur en werk noukeurig - die boor word baie warm.
Stap 4
Begin die vouwerk naaldwerk met behulp van 'n spesiale banktou of sterk nylondraad en 'n naald. Flits die argief twee keer vir 'n veilige opdrag. Trek die los "sterte" van die koord (ongeveer 5-6 cm) deur die middelste gat aan die naatkant van die "boek" en maak 'n sterk knoop.
Stap 5
Sny 'n sirkel (ongeveer 4 cm in deursnee) uit dik wit papier en plak die knoop daarmee vas. Gebruik gewone skryfbehoeftegom. Gryp die plakker met 'n seël, plak die sertifiseringhandtekening en die datum daaronder. As die vouer alreeds sonder 'n bevestigingsbladsy saamgevoeg is, is dit toelaatbaar om dit aan die binnekant van die omslag te plak.
Stap 6
Skuif die geknipte vouer in 'n spesiale omslag of bind dokumente met 'n masjien. Vir 'n langtermyn-argief word aanbeveel om 'n harde omslag te kies, in ander gevalle is karton "klere" of van dik bedekte papier ook geskik. Dit moet in elk geval 'n besigheidsdrukproduk wees, ontwerp volgens die korporatiewe styl.
